打合せ後5分で、議事録を「決定・タスク・確認」に分ける型

今日から毎日ひとつ、小さな会社がそのまま使えるAIの型をここに置いていきます。ひとつの業務に、入力と出力を決めた型をひとつ。考え方はこちらの記事に書きました。

1本目は、ぼくが最初に固定した型です。打合せのメモを貼ると、決まったこと・誰が何をいつまでに・まだ決まっていないことに分けて返してくれます。

この型の仕様

業務

打合せ・電話・朝礼のあとの議事録まとめ

入力

打合せのメモ。走り書き・録音の文字起こし・チャットのやりとり、どれでもかまいません

出力

決定事項/タスク(担当・やること・期限・最初の一手)/確認が要ること/次回

かかる時間

5分。貼って、読んで、直す

使うAI

ChatGPT・Claude・Gemini など、文章を扱えるものならどれでも

きれいな文章より、「決まった/決まってない」を分ける

議事録をAIに頼むと、たいてい整った要約が返ってきます。読みやすいんです。でも、打合せのあとで流れていくのは文章ではなく、決まったつもりで誰も持っていないタスクなんですね。

「インスタ、やる?」「見積もり、来週くらいに」。こういう発言は、要約するとそれらしいタスクに化けます。実際には誰も引き受けていないのに。だからこの型では、はっきりしない発言をタスクにせず、「確認が要ること」として質問の形で残すようにしています。

現場の朝礼でも同じで、「段取りしといて」で終わった指示は、だいたい昼に誰も手をつけていません。誰が・何を・いつまでに、が決まるまでは、指示ではなく確認事項です。

プロンプト(そのまま貼れます)

あなたは打合せの記録係です。下の【メモ】を読み、次の4つに分けて整理してください。

## 決定事項
- 打合せで「決まった」と読み取れることだけを書く。

## タスク
| 担当 | やること | 期限 | 最初の一手 |
- 「やること」は動詞で始める。
- 担当や期限がメモに書かれていなければ「未定」と書く。推測で埋めない。
- 「最初の一手」は、今日5分でできる具体的な行動にする。

## 確認が要ること
- 「たぶん」「〜かも」「検討する」「やる?」など、まだ決まっていない発言はタスクにしない。
- 誰に・何を確認すればよいかが分かる質問の形で書く。

## 次回
- 次の打合せの日時と議題。メモになければ「未定」。

ルール:
- メモにない情報を足さない。
- 金額・日付・人名は、メモの表記のまま書く。

【メモ】
(ここに打合せのメモを貼る)

作例:美容室の朝ミーティング

架空のお店のメモで試すと、こうなります。入力はこの程度の走り書きで十分です。

10/3 朝MTG(店長・宮内・小野)
・12/20以降の予約ほぼ埋まった
・インスタ止まってる、小野さんやる?週2くらい
・新しいトリートメント、店長が来週中に仕入れ先から見積もり取る
・LINE予約で前日リマインドできないか、そのうち調べたい
・次回 10/10 同じ時間

「小野さんやる?」はタスクに入らず、確認に回っています。ここがこの型のいちばんの仕事です。

使い方の3ステップ

1. 打合せが終わったら、メモをそのまま貼る。清書はいりません。録音の文字起こしなら、人名や商品名の変換ミスだけ先に直しておくと結果が安定します。
2. 「確認が要ること」から先に読む。ここが、放っておくと流れる場所です。その場で相手に聞けるものは、すぐ聞いてしまうのがいちばん早いです。
3. タスク表は、人が一度見てから共有する。担当や期限の読み違いはゼロにはなりません。共有する前の1回の確認だけは、必ず人がやってください。

この型が回り始めたら

5回くらい使うと、自分の会社の打合せに合わない部分が見えてきます。「うちは期限より優先度が大事」なら、表の列を変えればいい。型は最初から完成させず、使って出た不具合だけを直すほうが早く仕上がります。RPGでいう装備の鍛え直しですね。

明日の2本目は、この型で出たタスクを、翌朝に自分へ届ける型の予定です。